Rilevamento presenze. Terminali hardware Software dei terminali

Software Gpweb

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Terminali hardware: Software Gpweb

GESTIONE PRESENZE E ASSENZE WEB è una soluzione di controllo accessi e presenze completamente web, fruibile da qualsiasi luogo con ogni tipo di connessione Internet/Intranet, che consente di gestire in modo ottimale la rilevazione anche in aziende/enti con funzioni decentrate, quindi con più sedi, filiali, negozi, cantieri distribuiti sul territorio. La soluzione, infatti, consente alle filiali di gestire via web la rilevazione presenze/assenze, con il solo utilizzo di un browser.

La Gestione presenze e assenze web è una piattaforma applicativa:

  • flessibile perché si adegua con estrema facilità alle scelte organizzative del Cliente;
  • facile da utilizzare per tutti i tipi d’utente poiché pensata e strutturata per essere molto intuitiva;
  • intelligente perché è progettata per guidare l’operatore nella gestione ottimale delle problematiche.

La soluzione ha una struttura modulare, costituita da un modulo base di gestione presenze e da differenti moduli aggiuntivi quali: Calendario Presenze, Pianificazione settimanale e mensile, Suddivisione Ore Lavorate per cantiere e commessa, Gestione Spettanze, Prenotazione e Consumazione Mensa, Estrattore Dati, Web Report, Gestione Multilingua.
Inoltre è pefettamente integrata, ma nello stesso tempo indipendente, con i prodotti Portale ERM, Gestione Risorse Umane, Work Flow Presenze, Piano Ferie, Monitor Assenze, Note Spese e Trasferte, Paghe Web, Gestione Tempi e Attività Lavorative, Timesheet e Infovision per adattarsi ad ogni esigenza aziendale.

Modalità di delivery

  • Licenza/ prevede l’installazione delle soluzioni presso il cliente.
  • Hosting/ il software viene installato su una macchina “ospite” presso il Data Center Zucchetti con alta garanzia di affidabilità e sicurezza.
  • SaaS (Software as a Service)/ permette ai Clienti di fruire delle applicazioni come un servizio. Il software, infatti, non è installato presso la sede del cliente ma nel Data Center Zucchetti ed è utilizzabile via web con un semplice collegamento Internet. Massima garanzia di riservatezza dei dati con certificazione per la legge sulla privacy, sicurezza dell’infrastruttura, aggiornamento in tempo reale delle applicazioni, nessun software da installare, risparmio sia in termini organizzativi che economici sono solo alcuni dei vantaggi ottenibili utilizzando le applicazioni software Zucchetti in modalità SaaS.
  • Self-hosting/ una particolare forma di fruizione del Software come servizio: il Cliente affitta uno spazio presso una macchina virtuale del Data center e si libera dai costi in termini di tempi e risorse per la manutenzione delle infrastrutture hardware.
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Il modulo presenze gestisce via web (Internet/Intranet) i flussi delle comunicazioni relative alle presenze e assenze tra l’ufficio del personale e i collaboratori dell’azienda. Funzionando come un vero e proprio portale aziendale, il modulo permette ai collaboratori di controllare le proprie timbrature e inserire le proprie richieste (giustificativi, permessi, straordinari e ferie) che vengono automaticamente inoltrate ai responsabili (in una scala gerarchica fino a dieci livelli) ai fini dell’autorizzazione. Le richieste, una volta approvate, sono automaticamente disponibili nel software Gestione Presenze e Assenze Web per le quadrature giornaliere. Workflow Presenze è notevolmente vantaggioso perchè snellisce tutte le attività dell’ufficio del personale, conferisce maggiore autonomia a collaboratori e responsabili e migliora i servizi al personale, permettendo al collaboratore di visualizzare una serie di informazioni di suo interesse (tra cui il cartellino presenze, la situazione aggiornata della quantità di ferie, permessi ecc. del mese, progressivi e residui). L’evento ferie, diversamente da quello presenza, è un fenomeno collettivo che quindi coinvolge, per questioni organizzative e di approvazione, contemporaneamente più attori tra richiedenti e responsabili. Di conseguenza l’iter approvativo del piano ferie è più approfondito e transita attraverso i momenti di raccolta richieste, approvazione da parte dei responsabili e l’effettivo godimento di tali richieste. Workflow Piano Ferie è il modulo della Suite HR appositamente creato per gestire questi momenti.

Gestione Presenze e Assenze Web consente di redigere un “calendario presenze” automatico che crea, in base ad uno standard orario per dipendente, le ore fittizie lavorate per ogni singola giornata; l’operatore (che ipoteticamente potrebbe essere il dipendente stesso) comunica tramite input facilitato le eventuali eccezioni che completano il mese (straordinari, assenze varie). Lavorando per “eccezione” si riducono notevolmente i tempi di compilazione del foglio presenze e, quindi, i tempi per le vidimazioni del mese e le rendicontazioni per le paghe. La gestione del foglio presenze automatico si pone come alternativa alla normale gestione del sistema di presenze che prevede l’impiego di badge e terminali di rilevazione. Questi due sistemi possono anche convivere e sfruttare i medesimi strumenti di normale amministrazione (viste e stampe reportistiche, monitoraggio dipendenti, ecc.).

La pianificazione è lo strumento ideale per gestire, programmare ed elaborare la presenza del personale presente nei reparti e/o punti vendita.
Con questo strumento il responsabile ha la possibilità di pianificare le fasce lavorative di ognuno dei propri collaboratori.
Esistono due modalità di pianificazione:

  • libera: viene utilizzata per la gestione dei punti vendita e permette all'operatore di scegliere, senza alcun vincolo, le fasce orarie di lavoro per ciascun collaboratore;
  • turni: viene utilizzata per la gestione di reparti con turni predefiniti e permette all'operatore di scegliere, fra un range di orari, quello più opportuno per ciascun collaboratore.

È anche possibile inserire l’attività o il centro di costo a cui le ore lavorate fanno riferimento, eventualmente suddivise all'interno del periodo pianificato.
Nell'attività di pianificazione l’operatore è aiutato da contatori e grafici allineati in tempo reale in base ai dati inseriti, così la programmazione delle assenze e i prestiti di personale ad altre strutture risultano più semplici.
La pianificazione viene presa come riferimento per i controlli sulle timbrature effettuate dalla rilevazione presenze.
Una volta gestita la pianificazione, il sistema offre la possibilità di una serie di tabulati per pubblicare il risultato ottenuto.
Il responsabile ha sempre sotto controllo l’evidenza del monte ore teorico e del monte ore pianificato, nonché delle informazioni statistiche di supporto, al fine di verificare l’attività lavorativa del reparto rispetto alla pianificazione preparata; di conseguenza il responsabile può validare gli straordinari e giustificare le assenze.

Il modulo permette all'azienda di effettuare un corretto controllo di gestione attribuendo l’attività lavorativa svolta dal dipendente al centro di costo/commessa/cantiere presso il quale ha effettivamente operato, con un elevato grado di funzionalità:

  • quadratura on-line con le presenze (il risultato della ripartizione viene generato immediatamente dopo la quadratura della giornata lato presenza);
  • possibilità di definire più entità di suddivisione (centro di costo, filiale, reparto, commessa, attività, squadra);
  • in combinazione con il modulo cantieri di Paghe Web Zucchetti è possibile generare un cedolino per ogni cantiere nel quale, nello stesso mese, il dipendente ha lavorato;
  • possibilità di abbinare il codice cliente alla commessa;
  • non ci sono limiti sul numero di centri di costo o cantieri attribuibili al dipendente nel giorno.
Nella fase di suddivisione delle ore il programma effettua controlli di quadratura tra quanto dichiarato e quanto rilevato dal calcolo della presenza giornaliera (tenendo conto quindi di eventuali arrotondamenti timbrature, arrotondamenti assenze, pause retribuite ecc…) evitando squadrature tra i dati di presenza e quelli di produzione. Per l’abbinamento delle ore lavorate alle varie entità scelte è possibile utilizzare i seguenti criteri:
  • definire un default di anagrafica;
  • acquisire gli spostamenti da timbrature;
  • definire un ciclo di attività per ogni dipendente;
  • inserire gli spostamenti manualmente attraverso un cartellino presenze. Mediante questa procedura risulta possibile conoscere in qualsiasi momento le seguenti informazioni:
  • il numero totale di ore lavorate da ogni dipendente suddivise per centro di costo o cantiere;
  • il numero totale di ore lavorate in ogni centro di costo o cantiere suddivise per dipendente;
  • le ore lavorate avute e cedute dalle varie entità.

Questo modulo calcola il maturato e lo spettante degli istituti contrattuali tenendo conto di molteplici variabili come ad esempio percentuale part-time, anzianità di servizio, eventi di assenza che incidono sul diritto o sul maturato, eventi di lungo periodo anche futuri rispetto al periodo analizzato, scadenza contratto part-time ecc… Questo modulo, avendo a disposizione nel momento della chiusura delle presenze lo spettante e il goduto, consente quindi di avere tutti i residui corretti e aggiornati in tempo reale senza dover attendere l’elaborazione dei cedolini del programma paghe.

Prevede due funzioni, “Prenotazione” e “Consumazione”, utilizzabili anche singolarmente, che consentono la scelta del pasto con possibilità di selezione dei piatti. In entrambe le funzioni si può scegliere la normale gestione di un pasto generico oppure quella di un pasto dettagliato, indicando il tipo di pasto, di portata, di extra ed eventualmente il relativo importo. Il modulo consente stampe ed esportazioni per ottenere il riepilogo giornaliero e mensile dei pasti consumati dettagliati per mensa e dipendente, con totale pasti ed importi, per l’addebito al dipendente ed il controllo della fatturazione dei gestori delle mense.

Prevede due funzioni, “Prenotazione” e “Consumazione”, utilizzabili anche singolarmente, che consentono la scelta del pasto con possibilità di selezione dei piatti. In entrambe le funzioni si può scegliere la normale gestione di un pasto generico oppure quella di un pasto dettagliato, indicando il tipo di pasto, di portata, di extra ed eventualmente il relativo importo. Il modulo consente stampe ed esportazioni per ottenere il riepilogo giornaliero e mensile dei pasti consumati dettagliati per mensa e dipendente, con totale pasti ed importi, per l’addebito al dipendente ed il controllo della fatturazione dei gestori delle mense.

Modulo utilizzato per creare layout di stampa personalizzati attraverso la creazione di una struttura del report in cui è possibile definire i campi di rottura, i totali, la formattazione dei campi e formule specifiche. L’utente, tramite un potente strumento che consente di sfruttare tutte le potenzialità del database SQL, può effettuare delle query unendo più tabelle dell’applicativo grazie alla disponibilità di tutti i campi della base dati. E’ integrato con la sicurezza della procedura e considera nelle elaborazioni i filtri di popolazione impostati per l’utente o il gruppo che esegue il report.

Il prodotto è disponibile anche in lingua inglese. É comunque possibile tradurre e/o personalizzare i contenuti delle diverse videate e le descrizione tabellari in qualsiasi lingua supportata dal sistema operativo.

Gestione Presenze e Assenze Web dispone di un archivio anagrafico integrato con tutte le procedure della Suite HR Zucchetti e sempre aggiornato in tempo reale. La manutenzione può essere effettuata sia dalla sede centrale che da quelle periferiche (attribuendo al responsabile della sede decentrata la facoltà di inserire/modificare i dipendenti appartenenti al suo centro di gestione). Tutte le informazioni anagrafiche sono storicizzate con la registrazione temporale delle variazioni effettuate e dell’operatore che ha effettuato l’inserimento o la variazione delle informazioni.

L'applicativo può gestire anche più aziende distinte con contratti di lavoro diversi garantendo la completa separazione logica degli ambienti.

Tutti i terminali Zucchetti sono collegabili mediante linea telefonica o in LAN – WAN (utilizzando il protocollo TCP/IP ) ad un PC installato nella sede centrale; lo scarico delle transazioni memorizzate nei terminali viene schedulato ed attivato automaticamente ad orari preimpostati anche in assenza dell’operatore, consentendo la disponibilità dei dati in tempo reale.

La “stazione di lavoro” non è altro che un PC su cui è installato un browser HTML connesso alla rete aziendale mediante un collegamento diretto o, nel caso di sedi remote, con una linea ISDN o ADSL. Questo significa poter avere sempre disponibile la procedura su qualsiasi computer connesso alla rete aziendale o a Internet.

La sezione riguardante la gestione delle password di accesso è stata sviluppata con particolare attenzione alla sicurezza e alla configurabilità degli accessi, in conformità alla normativa sulla privacy; per ogni utente è possibile definire:

  • la “popolazione” sulla quale potrà operare;
  • quali “sezioni” potranno essere utilizzate, con definizione di un “desktop” personalizzato;
  • per ogni sezione, il tipo di accesso (solo visualizzazione, inserimento, modifica, cancellazione);
  • la lingua utilizzata.

Gestione Presenze e Assenze Web è altamente flessibile e permette:

  • la gestione di orari differenti per numero di timbrature previste (senza timbrature, monotimbratura, 2 o 4 o 6 timbrature, liberi), per tipo di flessibilità (giornaliera o periodica), per copertura dei turni di lavoro (turni a cavallo della giornata, ore in carico del giorno di entrata e di uscita);
  • il calcolo di voci quali ore teoriche, lavorate, ordinarie, giorni lavorati, giorni retribuiti, straordinario, maggiorazioni e indennità turno suddivisi per fascie orarie e giorni della settimana;
  • la rotazione automatica dei turni per gestire cicli settimanali, periodici e continui;
  •  l’assegnazione di più orari allo stesso dipendente e l’individuazione automatica dell’orario effettuato in base alla sua effettiva presenza in azienda;
  • la definizione di contatori per gestire riporti, spettanze, residui, progressivi, monte ore, ecc.;
  • la gestione di timbrature autogiustificate introdotte direttamente sui terminali di timbratura.

  • Formule utente, che si affiancano alla gestione tabellare per verticalizzare ulteriormente e rendere ancora più flessibile l’impianto di calcolo;
  • registrazione delle timbrature originali, che vengono conservate per avere immediati riscontri della situazione reale rispetto a successive elaborazioni;
  • gestione anomalie vincolanti, che consente di evidenziare i soli dipendenti con situazioni anomale;
  • gestione anomalie non vincolanti, che consente di evidenziare messaggi di warning all'ufficio personale senza obbligo di intervento;
  • automatismi e macrocomandi per ridurre e semplificare le operazione dell’utente;
  • schedulatore, per elaborazione automatizzata di grandi volumi di dati quali l’analisi giornaliera e la totalizzazione mensile;
  • visualizzazioni e stampe, per ottenere in formato pdf la documentazione contenente tutti i dati utili all'ufficio del personale. Inoltre con l’utilizzo dello strumento di Business Intelligence Infovision si possono estrarre tabelle pivot e grafici per analisi multidimensionali, con l’estrattore si possono esportare tutti i dati contenuti nel database in formato testo e/o Excel, e con Web Report si possono creare layout di stampa personalizzati.

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